Описание
Административная процедура включает в себя:
– запрос заявителя о приеме документов на постоянное хранение в архив;
– проверка физического и санитарно-гигиенического состояния принимаемых архивных документов;
– проверка комплектности учетных документов;
–оформление акта-приема передачи документов на хранение.
Документы, необходимые для получения услуги
- заявление о приеме документов в архив
- заявление о приеме документов в архив
- опись дел по личному составу
- опись дел по личному составу
Основание
Основание для начала административной процедуры: запрос (обращение) заявителя.
От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются архивным отделом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе организаций-источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов.
Прием документов на постоянное хранение от организаций – источников комплектования архива осуществляется в течение 1 (одного) дня согласно плану-графику, который утверждается руководителем Уполномоченного органа по согласованию с источником комплектования.
При приеме архивных документов специалистом архива проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.
Прием дел производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Организация – источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинники архивных документов могут быть заменены их копиями.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в организации – источнике комплектования.
Cрок регистрации запроса на услугу
15 мин.