Описание
На основании описей дел Заявитель заполняет Требование и передает его ответственному должностному лицу. Требование должно быть заполнено разборчиво, без исправлений и помарок и содержать указание фамилии, имени и отчества Заявителя, цели и темы занятий, поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись Заявителя.
Ответственное должностное лицо проверяет правильность оформления Требования и передает его для рассмотрения начальнику архивного управления. Требования рассматриваются начальником управления по делам архивов (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности) в день его оформления.
Архивные документы выдаются Заявителю под расписку за каждую единицу хранения в специальной графе Требования. Максимальное количество дел, в том числе документы фонда пользования к особо ценным документам, выдаваемых Заявителю – 20 единиц хранения в день. Следующий заказ оформляется только после сдачи предыдущего.
При получении дел Заявитель проверяет их состояние и сохранность в присутствии ответственного должностного лица. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации Заявители должны сообщить об этом ответственному должностному лицу.
В ходе просмотра дел Заявитель заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).
После каждого посещения читального зала Заявитель сдает ответственному должностному лицу все дела. Ответственное должностное лицо проверяет наличие дел и проводит проверку их физического состояния (особо ценных дел – полистную проверку), при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел ответственное должностное лицо расписывается в специальной графе Требования за возврат каждой единицы хранения, а затем - на пропуске. Только при наличии подписи в пропуске Заявитель может покинуть помещение управления по делам архивов.
При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений ответственное должностное лицо составляет акт.
Документы, необходимые для получения услуги
- форма бланка заказа на выдачу дел (требование)
- Форма бланка заказа на копирование документов
- форма заявления для работы с персональным компьютером
Срок предоставления
Требования рассматриваются начальником управления по делам архивов (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности) в день его оформления.
Предоставление архивных документов Заявителю производитсяна 3-ий рабочий день с момента оформления имТребования.
Исключение может быть сделано для Заявителей, прибывших с других
районов республики и других регионов страны на ограниченное время.
Разрешение на выдачу архивных документов ранее установленного срока
дается начальником управления по делам архивов (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности).
Архивные документы предоставляются Заявителям сроком до 1-ого месяца. При необходимостисрок работы Заявителей с документами может быть продленпо
разрешению начальника управления по делам архивов (должностного лица,
исполняющего обязанности начальника управления по делам архивов) на срок до 1-ого месяца.
Основание
На основании описей дел Заявитель заполняет Требование и передает его ответственному должностному лицу. Требование должно быть заполнено разборчиво, без исправлений и помарок и содержать указание фамилии, имени и отчества Заявителя, цели и темы занятий, поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись Заявителя.
Cрок регистрации запроса на услугу
1 раб. дн.
Отказ в предоставлении государственной услуги
Отказ в предоставлениимуниципальной услуги допускается в случаях:
неудовлетворительногофизическогосостояния запрашиваемыхархивных документов (копий)(обширные механические повреждения носителя, поражение биологическими вредителями и т.д.);
ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
отсутствия у Заявителядокументально подтвержденных права на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальнуюинформацию или иную охраняемую законом тайну;
ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;
отсутствия архивных документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.
Предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено в случае:
использованияархивных
документов для выполнения служебных заданий сотрудниками архивного
управления (справочная работа, тематическая разработка фондов,
подготовка информационных материалов по запросам органов
государственной власти, сборников документов, проведение проверки
наличия документов, копирование документов и др.);
предоставления архивные документовво временное пользование иным органам и организациям;
предоставления архивных документов для работыдругому Заявителю;
экспонирования архивных документов на выставке.
Доступ к подлинникам особо ценных документов разрешается в исключительныхслучаях на основанииписьменного разрешения начальника управления по делам архивов. Заявителюпредоставляется фонд пользования (копии документов) или документальные публикации, содержащие запрашиваемую информацию.
Копирование
неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков
данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам
Заявителей не производится.Допустимые объемы копирования согласуются с начальником управления по делам архивов в каждом конкретном случае.