Мы предполагаем, что Ваше местоположение: Якиманка Да Нет
Администрация города Сарапула

Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела

Вы можете подать жалобу в системе досудебного обжалования, если в процессе оказания услуги «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела» были нарушения регламента:

  • Нарушение сроков предоставления услуги;
  • Нарушение сроков регистрации запроса на услугу;
  • Отказ в исправлении допущенных ошибок или опечаток;
  • Отказ в предоставлении государственной услуги;
  • Отказ в приеме документов;
  • Требование дополнительной платы;
  • Требование дополнительных документов.

Описание

Состав, последовательность и сроки
выполнения административных процедур, требования к порядку
их выполнения
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация заявки (заявления) или сопроводительного письма с документами, указанными в пункте 11 настоящего Административного регламента, о предоставлении муниципальной услуги;
рассмотрение заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, принятие решения начальником Управления и передача на исполнение ответственному должностному лицу;
выдача методической литературы;
подготовка и организация семинара, лекции;
проведение семинара, лекции;
подготовка консультации;
проведение консультации;
проверка комплектности и правильности оформления документов;
составление заключения о качестве представленных документов и подготовка документов к рассмотрению на ЭПМК Комитета или ЭМК Управле-ния.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в Приложении № 9.

Описание последовательности действий
при приеме и регистрации заявки (заявления) или сопроводительного письма о предоставлении муниципальной услуги

Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является представление в Управление заявки (заявления) с просьбой о предоставлении консультации, выдаче методической литературы, проведении семинара, лекции или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента;
Приём и регистрацию заявки (заявления) или сопроводительного письма осуществляет должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства Управления в день его поступления;
Заявка (заявление) или сопроводительное письмо регистрируется в журнале входящей документации, с проставлением регистрационного номера;
По желанию Заявителя при приеме и регистрации заявки (заявления) или сопроводительного письма на втором экземпляре должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию, проставляет отметку о принятии с указанием регистрационного номера и даты регистрации;
После регистрации ответственное должностное лицо передает заявку (заявление) или сопроводительное письмо с документами, указанными в пункте 11 настоящего Административного регламента, начальнику Управления.

Описание последовательности действий при рассмотрении и передаче
на исполнение заявки (заявления) или сопроводительного письма
с документами ответственному должностному лицу
Зарегистрированная заявка (заявление) или сопроводительное письмо не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации, передается ответственным должностным лицом, в порядке делопроизводства на рассмотрение начальнику Управления;
Начальник Управления в течение рабочего дня проставляет визу с указанием ответственного должностного лица за исполнение муниципальной услуги и определяет срок выполнения муниципальной услуги (срок рассмотрения 10 минут на каждый официальный документ);
После рассмотрения начальником Управления заявки (заявления) или сопроводительного письма с резолюцией передается ответственному должностному лицу на исполнение.

Описание последовательности действий
при выдаче методической литературы

Ответственное должностное лицо определяет перечень методической литературы;
Ответственное должностное лицо регистрирует методическую литературу в журнале регистрации выдачи методической литературы во временное пользование (далее – журнал регистрации) в течение 30 минут;
Заявитель расписывается в журнале регистрации в получении методической литературы;
Ответственное должностное лицо выдает методическую литературу Заявителю;
Данная административная процедура осуществляется в течение 1 рабочего дня.

Описание последовательности действий
при подготовке и организации семинара, лекции

Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему семинара, лекции в соответствии с заявкой (заявлением);
Ответственное должностное лицо составляет и согласовывает в течение 5 рабочих дней с начальником Управления программу проведения семинара, лекции;
Ответственное должностное лицо должно уведомить Заявителя за 7 дней до начала проведения семинара, лекции в письменном виде о сроках, месте проведения обучения;
Проведенный семинар, лекция регистрируется ответственным должностным лицом в журнале регистраций семинаров и лекций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных сотрудниками Управления для организаций города Сарапула с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания семинара, лекции;
Данная административная процедура осуществляется в срок не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления).

Описание последовательности действий
при оказании консультации

Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему консультации в соответствии с заявкой (заявлением);
Консультация проводится по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела;
Ответственное должностное лицо в течение 20 минут регистрирует ока-зание консультации в журнале учета консультаций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных сотрудниками Управления для организаций города Сарапула с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания консультации;
Консультация предоставляется в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи. В течение 5 рабочих дней – на заявку (заявление) поступившее по почте, в электронном виде, по сети Интернет.

Описание последовательности действий при
проверке комплектности и правильности оформления документов, представляемых для рассмотрения ЭПМК Комитета (ЭМК Управления)

Ответственное должностное лицо в течение 3-х рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента;
Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, ответственное должностное лицо готовит документы к представлению на рассмотрение ЭПМК Комитета, ЭМК Управления;
При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пунктах 13, 14 настоящего Административного регламента, ответственное должностное лицо информирует об этом Заявителя по телефону не позднее 3-х дней со дня поступления документов. Ответственное должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений. Информирование по просьбе организации может осуществляться письменно путём направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальных сайтах, в зависимости от способа доставки ответа, указанного Заявителем. Письменная информация подписывается начальником Управления;
Если организация в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит документы, надлежащим образом оформленные и в полной комплектности, повторяются административные процедуры, указанные в пунктах 45-50, 68-72 настоящего Административного регламента;
Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации организация не представит в Управление надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, ответственное должностное лицо не позднее 3-х рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы Заявителю по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю Заявителя. При этом ответственное должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений.

Документы, необходимые для получения услуги

  • акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (если в опись включен не полный объем документов), в 2-х экземплярах
  • выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации о согласовании документов, представленных на рассмотрение ЭПМК Комитета или ЭМК Управления, оформленная в соответствии с ГОСТ Р-6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст (далее – ГОСТ Р-6.30-2003).
  • заявка (заявление) об оказании методической и практической помощи, подписанное руководителем организации
  • описи дел (или их годовые разделы) постоянного хранения в 4-х экземплярах
  • описи дел кино-, фото-, фоно-, видео-, электронной документации в 2 экзем-плярах
  • описи дел научно-технической и другой специальной документации в 4 эк-земплярах
  • описи дел по личному составу (личных дел) в 3-х экземплярах
  • описи дел по личному составу, подлежащих переводу на постоянное хранение в 4-х экземплярах
  • проект индивидуальной номенклатуры дел в 2-х экземплярах
  • проект инструкции по делопроизводству в 2-х экземплярах
  • проект положения об архиве в 2-х экземплярах
  • проект положения о Центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) или экспертной комиссии (далее – ЭК) в 2-х экземплярах
  • сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации или его заместителем с документами
  • справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости – оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка терминов (при их наличии), составленный в соответствии с Правилами

Срок предоставления

Государственная услуга предоставляется в срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от Заявителя после устранения выявленных нарушений.
Время ожидания Заявителя в очереди при подаче заявки (заявления) или сопроводительного письма с докуметами, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, о предоставления муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 15 минут.
Продолжительность приема у ответственного должностного лица не должна превышать 10 минут, если не требуется консультация о правилах подготовки нормативно-методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления, представленных источниками комплектования.
Сроки прохождения отдельных административных процедур:
прием и регистрация документов о предоставлении муниципальной услуги – в день их поступления;
рассмотрение и передача на исполнение ответственному должностному лицу – не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации документов (срок рассмотрения 10 минут на каждый официальный документ);
выдача методической литературы – в течение 1 рабочего дня;
подготовка и организация семинара, лекции – не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления);
оказание консультации – в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи, в течение 5 рабочих дней – на заявку (заявление) поступившее по почте, в электронном виде, по сети Интернет;
проверка комплектности и правильности оформления документов, представленных для рассмотрения ЭПМК Комитета (ЭМК Управления) в соответствии с пунктом 14, 15 настоящего Административного регламента - в течение 3 рабочих дней

Cрок регистрации запроса на услугу

10 мин.

Отказ в предоставлении государственной услуги

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов,
Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предос-тавления муниципальной услуги являются:
поступление заявки (заявления) или сопроводительного письма с докумен-тами, указанными в пункте 11 настоящего Административного регламента, по вопросам, не входящим в компетенцию Управления;
отсутствие в заявке (заявлении) или сопроводительном письме наименования организации, направившей заявку (заявление) или со-проводительное письмо, ее почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ и (или) информации для установления контакта;
оформление представленных документов с нарушением требований Правил и ГОСТ Р-6.30-2003;
отсутствие в Управлении методической литературы для предоставления муниципальной услуги;
если должностное лицо, подписавшее заявку (заявление) или сопроводительное письмо, не обладает полномочиями в их подписании;
представление неполного количества экземпляров документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента.



Исчерпывающий перечень оснований для отказа
Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются составление представленных документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, с нарушением требований следующих нормативно – правовых актов:
приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14 мая 2007 год);
приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года № 1273 «Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 45, 05 ноября 2007 года);
приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 46, 12 ноября 2007 года);
приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 38, 20 сентября 2010 года)
приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по де-лопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ признан не нуждающимся в государственной регистрации – письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26.04.2010 № 01/6756-ДК);
постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
положений об организациях, уставов организаций, утвержденных в установленном порядке;
типовых, примерных номенклатур дел и положений о ЦЭК (ЭК) и архиве, утвержденных в установленном порядке