Описание
Состав, последовательность и сроки
выполнения административных процедур, требования к порядку
их выполнения
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация заявки (заявления) или сопроводительного письма с документами, указанными в пункте 11 настоящего Административного регламента, о предоставлении муниципальной услуги;
рассмотрение заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, принятие решения начальником Управления и передача на исполнение ответственному должностному лицу;
выдача методической литературы;
подготовка и организация семинара, лекции;
проведение семинара, лекции;
подготовка консультации;
проведение консультации;
проверка комплектности и правильности оформления документов;
составление заключения о качестве представленных документов и подготовка документов к рассмотрению на ЭПМК Комитета или ЭМК Управле-ния.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в Приложении № 9.
Описание последовательности действий
при приеме и регистрации заявки (заявления) или сопроводительного письма о предоставлении муниципальной услуги
Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является представление в Управление заявки (заявления) с просьбой о предоставлении консультации, выдаче методической литературы, проведении семинара, лекции или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента;
Приём и регистрацию заявки (заявления) или сопроводительного письма осуществляет должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства Управления в день его поступления;
Заявка (заявление) или сопроводительное письмо регистрируется в журнале входящей документации, с проставлением регистрационного номера;
По желанию Заявителя при приеме и регистрации заявки (заявления) или сопроводительного письма на втором экземпляре должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию, проставляет отметку о принятии с указанием регистрационного номера и даты регистрации;
После регистрации ответственное должностное лицо передает заявку (заявление) или сопроводительное письмо с документами, указанными в пункте 11 настоящего Административного регламента, начальнику Управления.
Описание последовательности действий при рассмотрении и передаче
на исполнение заявки (заявления) или сопроводительного письма
с документами ответственному должностному лицу
Зарегистрированная заявка (заявление) или сопроводительное письмо не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации, передается ответственным должностным лицом, в порядке делопроизводства на рассмотрение начальнику Управления;
Начальник Управления в течение рабочего дня проставляет визу с указанием ответственного должностного лица за исполнение муниципальной услуги и определяет срок выполнения муниципальной услуги (срок рассмотрения 10 минут на каждый официальный документ);
После рассмотрения начальником Управления заявки (заявления) или сопроводительного письма с резолюцией передается ответственному должностному лицу на исполнение.
Описание последовательности действий
при выдаче методической литературы
Ответственное должностное лицо определяет перечень методической литературы;
Ответственное должностное лицо регистрирует методическую литературу в журнале регистрации выдачи методической литературы во временное пользование (далее – журнал регистрации) в течение 30 минут;
Заявитель расписывается в журнале регистрации в получении методической литературы;
Ответственное должностное лицо выдает методическую литературу Заявителю;
Данная административная процедура осуществляется в течение 1 рабочего дня.
Описание последовательности действий
при подготовке и организации семинара, лекции
Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему семинара, лекции в соответствии с заявкой (заявлением);
Ответственное должностное лицо составляет и согласовывает в течение 5 рабочих дней с начальником Управления программу проведения семинара, лекции;
Ответственное должностное лицо должно уведомить Заявителя за 7 дней до начала проведения семинара, лекции в письменном виде о сроках, месте проведения обучения;
Проведенный семинар, лекция регистрируется ответственным должностным лицом в журнале регистраций семинаров и лекций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных сотрудниками Управления для организаций города Сарапула с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания семинара, лекции;
Данная административная процедура осуществляется в срок не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления).
Описание последовательности действий
при оказании консультации
Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему консультации в соответствии с заявкой (заявлением);
Консультация проводится по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела;
Ответственное должностное лицо в течение 20 минут регистрирует ока-зание консультации в журнале учета консультаций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных сотрудниками Управления для организаций города Сарапула с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания консультации;
Консультация предоставляется в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи. В течение 5 рабочих дней – на заявку (заявление) поступившее по почте, в электронном виде, по сети Интернет.
Описание последовательности действий при
проверке комплектности и правильности оформления документов, представляемых для рассмотрения ЭПМК Комитета (ЭМК Управления)
Ответственное должностное лицо в течение 3-х рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента;
Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, ответственное должностное лицо готовит документы к представлению на рассмотрение ЭПМК Комитета, ЭМК Управления;
При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пунктах 13, 14 настоящего Административного регламента, ответственное должностное лицо информирует об этом Заявителя по телефону не позднее 3-х дней со дня поступления документов. Ответственное должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений. Информирование по просьбе организации может осуществляться письменно путём направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальных сайтах, в зависимости от способа доставки ответа, указанного Заявителем. Письменная информация подписывается начальником Управления;
Если организация в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит документы, надлежащим образом оформленные и в полной комплектности, повторяются административные процедуры, указанные в пунктах 45-50, 68-72 настоящего Административного регламента;
Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации организация не представит в Управление надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, ответственное должностное лицо не позднее 3-х рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы Заявителю по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю Заявителя. При этом ответственное должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений.
Документы, необходимые для получения услуги
- Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
- Выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации о согласовании документов, представленных на рассмотрение ЭПМК Комитета или ЭМК управления, оформленная в соответствии с "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
- Заявка (заявление) о выдачи методической литературы, о проведении семинара или об оказании методической и практической помощи, подписанная руководителем организации
- Описи дел по личному составу
- Описи дел по личному составу, подлежащих переводу на постоянное хранение
- Описи дел постоянного хранения
- Проект индивидуальной номенклатуры дел
- Проект инструкции по делопроизводству
- Проект положения об архиве
- Проект положения о Центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) или экспертной комиссии (далее – ЭК)
- Сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации
- Справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости – оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка терминов (при их наличии), составленный в соответствии с Правилами
Срок предоставления
Государственная услуга предоставляется в срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от Заявителя после устранения выявленных нарушений.
Время ожидания Заявителя в очереди при подаче заявки (заявления) или сопроводительного письма с докуметами, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, о предоставления муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 15 минут.
Продолжительность приема у ответственного должностного лица не должна превышать 10 минут, если не требуется консультация о правилах подготовки нормативно-методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления, представленных источниками комплектования.
Сроки прохождения отдельных административных процедур:
прием и регистрация документов о предоставлении муниципальной услуги – в день их поступления;
рассмотрение и передача на исполнение ответственному должностному лицу – не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации документов (срок рассмотрения 10 минут на каждый официальный документ);
выдача методической литературы – в течение 1 рабочего дня;
подготовка и организация семинара, лекции – не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления);
оказание консультации – в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи, в течение 5 рабочих дней – на заявку (заявление) поступившее по почте, в электронном виде, по сети Интернет;
проверка комплектности и правильности оформления документов, представленных для рассмотрения ЭПМК Комитета (ЭМК Управления) в соответствии с пунктом 14, 15 настоящего Административного регламента - в течение 3 рабочих дней
Основание
Предоставление муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела" осуществляется Управлением по делам архивов Администрации города Сарапула (далее – Управление).
При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами и организациями.
Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст.4169; 2006 г., № 50, ст.5280; 2007 г., № 49, ст.6079; 2008 г., № 20, ст.2253, 2010 №31 ст.4196);
- Федеральный Закон Российской Федерации от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации от 02 августа 2010 года № 31, ст. 4179, «Российская газета » от 30 июля 2010 года № 168);
- Федеральный Закон от 2 марта 2016 года №42-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2013 г. №7 ст.611, 2014 г. №40 ст. 5320)
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Правила) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14 мая 2007 года);
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» ;
- Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике» («Известия Удмуртской Республики», 19 июля 2005 года, № 102; 28 декабря 2006 года, спецвыпуск);
Закон Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» (Известия Удмуртской Республики, 24 января 2006 года; 28 декабря 2006 года);
- Закон Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» («Известия Удмуртской Республики», 24 января 2006 года, № 9; 28 декабря 2006 года, спецвыпуск);
- Решение Сарапульской городской Думы от 28 июля 2005 года № 11-630 «Об утверждении Положения «Об Администрации города Сарапула»;
- Положение об Управлении по делам архивов Администрации города Сарапула, утвержденное Главой Администрации города Сарапула 10 марта 2014 года.
Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- оказание консультации по вопросам архивного дела и делопроизводству;
- выдача методической литературы по вопросам архивного дела и делопроизводству;
- проведение семинаров, лекций по вопросам архивного дела и делопроиз-водству;
- представление документов организаций – источников комплектования Управления на рассмотрение Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – ЭПМК Комитета) или представление документов организаций, не являющихся источниками комплектования, на рассмотрение Экспертно – методической комиссии Управления (далее – ЭМК Управления).
Cрок регистрации запроса на услугу
10 мин.
Отказ в предоставлении государственной услуги
Исчерпывающий перечень оснований для отказа
Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются составление представленных документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, с нарушением требований следующих нормативно – правовых актов:
приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14 мая 2007 год);
приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года № 1273 «Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 45, 05 ноября 2007 года);
приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 46, 12 ноября 2007 года);
приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 38, 20 сентября 2010 года)
приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по де-лопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ признан не нуждающимся в государственной регистрации – письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26.04.2010 № 01/6756-ДК);
постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
положений об организациях, уставов организаций, утвержденных в установленном порядке;
типовых, примерных номенклатур дел и положений о ЦЭК (ЭК) и архиве, утвержденных в установленном порядке
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов,
Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предос-тавления муниципальной услуги являются:
поступление заявки (заявления) или сопроводительного письма с докумен-тами, указанными в пункте 11 настоящего Административного регламента, по вопросам, не входящим в компетенцию Управления;
отсутствие в заявке (заявлении) или сопроводительном письме наименования организации, направившей заявку (заявление) или со-проводительное письмо, ее почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ и (или) информации для установления контакта;
оформление представленных документов с нарушением требований Правил и ГОСТ Р-6.30-2003;
отсутствие в Управлении методической литературы для предоставления муниципальной услуги;
если должностное лицо, подписавшее заявку (заявление) или сопроводительное письмо, не обладает полномочиями в их подписании;
представление неполного количества экземпляров документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента.