Описание
Описание последовательности действий при приёме и регистрации документов
Основанием для начала исполнения административной процедуры является обращение Заявителя к начальнику Управления с документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги, предусмотренными пунктами 21-23 настоящего Административного регламента.
Начальник Управления (при его отсутствии должностное лицо, исполняющее его обязанности) знакомится с документами, представленными Заявителем, проводит анализ представленных документов. В ходе анализа определяется:
правомочность получения Заявителем доступа к архивным фондам и документам с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;
степень полноты информации необходимой для предоставления муниципальной услуги;
наличие архивных фондов и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги или приостановления предоставления муниципальной услуги в соответствии с п.п. 26, 27 настоящего Административного регламента.
Решение о допуске или отказе в предоставлении муниципальной услуги принимается начальником Управления (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности).
О принятом решении Заявитель информируется:
при личном обращении в течение 30 минут с момента обращения;
при обращении Заявителя в письменном виде по почте или электронным каналам связи в течение 3-х рабочих дней с момента регистрации заявления.
После получения пользователем разрешения на допуск в читальный зал ответственное должностное лицо:
выдает Заявителю для ознакомления Порядок работы пользователей в читальном зале Управления по делам архивов Администрации города Сарапула;
выдает Заявителю для заполнения Анкету (Приложение 5 к настоящему Административному регламенту);
знакомится с заполненной Анкетой и сверяет занесенные в нее данные с паспортными данными Заявителя;
выписывает Заявителю пропуск на посещение читального зала, в котором указывается фамилия, имя, отчество Заявителя и при каждом посещении делается отметка с указанием даты посещения;
консультирует о составе и содержании документов Управления и науч-но-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;
знакомит Заявителя с режимом работы читального зала, с описями дел, документов;
выдает бланки Требований (Приложение 6 к настоящему Административному регламенту) и объясняет порядок их заполнения.
регистрирует Заявителя в Журнале регистрации и учета посещений архива пользователями (Приложение 7 к настоящему Административному регламенту) или заводит личное дело Заявителя, ведущего научную работу, исследование, подшивает в него письмо организации или личное заявление с разрешением начальника Управления (при его отсутствии должностного лица, исполняющего его обязанности), заполненную пользователем анкету, Требования, Заказы;
регистрирует личное дело в книге регистрации личных дел;
Максимальный срок выполнения действий составляет 30 минут.
Личное дело Заявителя пополняется в течение всего периода его работы в читальном зале.
Для допуска к работе Заявителя, уже посещавшего ранее читальный зал, ответственное должностное лицо проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения. В случае истечения срока разрешения для его возобновления Заявитель представляет новое письмо или личное заявление.
Описание последовательности действий при предоставлении
Заявителям НСА к архивным документам
49. Заявитель передает заполненное Требование (Приложение 6 к на-стоящему Административному регламенту) на выдачу НСА к архивным документам ответственному должностному лицу.
Заявителям предоставляется НСА к архивным документам (путеводи-тель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе и при наличии, в автоматизированном виде.
50. Описи дел предоставляются Заявителям под расписку за каждую единицу в журнале выдачи описей. При получении описей дел Заявители проверяют их состояние. Одновременно у Заявителей может быть в работе не более 5 описей;
51. При выявлении Заявителем информации из открытых информационных ресурсов он может получить распечатку необходимой информации или запись информации на электронный носитель (дискету, диск, флеш-карту и др.). Запись информации на электронный носитель производится ответственным должностным лицом.
52. После каждого посещения читального зала Заявитель сдает ответст-венному должностному лицу все описи дел, а ответственное должностное лицо расписывается на пропуске. Только при наличии подписи в пропуске Заявитель может покинуть помещение Управления.
НСА к архивным документам предоставляется Заявителям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.
53. Если при ознакомлении с НСА к архивным документам Заявитель получил требуемую информацию и Заявителю не потребовались для ознакомления архивные документы, предоставление муниципальной услуги считается завершенным.
Описание последовательности действий
при предоставлении Заявителям архивных документов
54. На основании описей дел Заявитель заполняет Требование (Приложение 6 к настоящему Административному регламенту) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и передает его ответственному должностному лицу. Требование должно быть заполнено разборчиво, без исправлений и помарок.
55. Ответственное должностное лицо проверяет правильность оформления Требования и передает его для рассмотрения начальнику Управления. Требования рассматриваются начальником Управления (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности) в день его оформления (заполнения).
56. Отказ и приостановление в предоставлении Заявителю архивных документов допускается в случае, указанном в пунктах 26, 27 настоящего Административного регламента.
57.Архивные документы выдаются Заявителю под расписку за каждую единицу хранения в Требовании. Максимальное количество дел, в том числе единиц хранения фонда пользования к особо ценным документам, выдаваемых Заявителю – 20 единиц хранения в день. Следующий заказ оформляется только после сдачи дел по предыдущему заказу.
58. При получении дел Заявитель проверяет их состояние и сохранность в присутствии ответственного должностного лица. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации Заявители должны сообщить об этом ответственному должностному лицу.
59. В ходе просмотра дел Заявитель заполняет листы использования архивных документов (Приложение 8 к настоящему Административному регламенту) просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).
60. После каждого посещения читального зала Заявитель сдает ответст-венному должностному лицу все дела. Ответственное должностное лицо проверяет наличие дел и проводит проверку их физического состояния (особо ценных дел – полистную проверку), при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел ответственное должностное лицо расписывается в Требовании за возврат каждой единицы хранения, а затем - на пропуске. Только при наличии подписи в пропуске Заявитель может покинуть помещение Управления. Пользователь, причинивший ущерб документам Управления или совершивший хищение, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
61. Предоставление архивных документов Заявителю производится на 3-ий рабочий день с момента оформления им Требования. Исключение может быть сделано для Заявителей, прибывших из других городов и районов республики и других регионов страны на ограниченное время. Разрешение на выдачу архивных документов ранее установленного срока дается начальником Управления (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности).
62. Архивные документы предоставляются Заявителям в читальный зал сроком до 1-ого месяца. При необходимости срок работы Заявителей с документами может быть продлен по разрешению начальника Управления (должностного лица, исполняющего обязанности начальника Управления) на срок до 1-ого месяца.
63. Если Заявитель, ознакомившись с архивными документами, получил требуемую информацию и Заявителю не требуются копии НСА к архивным документам и архивных документов, архивные справки и выписи, предоставление муниципальной услуги считается завершенным.
Описание последовательности действий при копировании и выдаче
копий НСА к архивным документам и архивных документов,
выдаче архивных справок и выписок
64. По заказу Заявителей Управление изготавливает копии документов, архивные справки и архивные выписки. Для изготовления копий Заявитель оформляет Заказ на копирование документов (Приложение № 9 к настоящему Административному регламенту).
65. Разрешение на копирование архивных документов дается начальни-ком Управления (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности). При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. При копировании большого количества документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.
66. Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях, указанных в пунктах 24, 27 настоящего Административного регламента.
67. Копии документов предоставляются в течение 10 рабочих дней с момента оформления Заявителем заказа, по заказу государственных органов власти и органов местного самоуправления – в течение 5 рабочих дней. При объеме заказа более 300 листов архивных документов – в течение 1 месяца.
68. Архивные справки и архивные выписки изготавливаются в течение 3-х дней с момента оформления заявки Заявителем.
Копирование архивных документов может производиться самостоя-тельно Заявителями в помещении Управления под контролем ответственного должностного лица.
Ответственность за качество копирования документов, проведенного самостоятельно Заявителем, Управление не несет.
69. После копирования ответственное должностное лицо регистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий Заявителям. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело Заявителя.
70. Изготовленные Управлением копии заверяются и выдаются Заявителям или их доверенным лицам под расписку или высылаются по указанным адресам.
Копии архивных документов, изготовленные Заявителями самостоятельно, не заверяются.
Вынос копий документов за пределы Управления оформляется специальным разрешением (Приложение 10 к настоящему Административному регламенту) ответственным должностным лицом.
Максимальный срок выполнения действия – 20 минут.
71. Предоставление муниципальной услуги считается завершенной, если Заявителю предоставлены запрашиваемые копии архивных документов или дан мотивированный отказ в копировании архивных документов.
Документы, необходимые для получения услуги
- Доверенность
- Документ, дающий право на получение сведений, отнесенных к конфиденциальной информации
- документ, удостоверяющий личность Заявителя
- Заявление для работы с персональным компьютером
- Личное письменное заявление
- Письмо направившей их организации
Срок предоставления
Время ожидания Заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, при получении результата муниципальной услуги, при предварительной записи на приём – не может превышать 15 минут.
Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги – 30 минут.
Основание
21. Для получения муниципальной услуги Заявителями представляются следующие документы:
- личное письменное заявление в одном подлинном экземпляре о предоставлении архивных документов (копий) (Приложение 2 к настоящему Административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность Заявителя.
Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, должны представить письмо направившей их организации (Приложение 3 к настоящему Административному регламенту).
В случае, если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат сведения, отнесенные к конфиденциальной персональной информации (о частной жизни гражданина, создающие угрозу для его безопасности, прекращенные уголовные дела, прекращенные административные дела) до истечения 75 лет с момента создания указанных документов, Заявитель дополнительно к документам, указанным в п. 21 настоящего Административного регламента, представляет оригинал нотариально заверенного разрешения субъекта персональных данных или его наследников (в случае смерти субъекта персональных данных) на доступ к информации с указанием к каким документам и на каких условиях допускается Заявитель, или документ, подтверждающий прямые родственные связи, либо подтверждающий право наследования субъекту персональных данных в одном подлинном экземпляре.
22. В соответствии с пунктами 1, 2 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" при предоставлении муниципальной услуги Управление и (или) Центр не вправе требовать от Заявителя:
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включённых в определённый частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" перечень документов.
Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в Управление и (или) Центр по собственной инициативе.
23. Документы для получения муниципальной услуги могут быть доставлены по месту нахождения Управления и (или) Центра посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, по электронной почте, непосредственно Заявителем; посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" http://gosuslugi.ru,государственной информационной системы Удмуртской Республики "Портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.uslugi.udmurt.ru, http://услуги.удмуртия.рф.
Cрок регистрации запроса на услугу
15 мин.
Отказ в предоставлении государственной услуги
Предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено в случае:
использования архивных документов для выполнения служебных заданий сотрудниками Управления (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, проведение проверки наличия документов, копирование документов и др.);
предоставления архивные документов во временное пользование иным органам и организациям;
предоставления архивных документов для работы другому Заявителю;
экспонирования архивных документов на выставке.
Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения начальника Управления. Заявителю предоставляется фонд пользования (копии документов) или документальные публикации, содержащие запрашиваемую информацию.
Отказ в предоставлении муниципальной услуги допускается в случаях:
неудовлетворительного физического состояния запрашиваемых архивных документов (копий) (обширные механические повреждения носителя, по-ражение биологическими вредителями и т.д.);
ограничений на использование документов, установленных в соответст-вии с законодательством Российской Федерации;
отсутствия у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;
ограничений на использование документов, установленных собственни-ком при передаче документов на постоянное хранение;
отсутствия на хранении в Управлении архивных документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.
Основаниями для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является следующее
- отсутствие у Заявителя, требующего информацию, содержащую персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
- отсутствие у Заявителя документально подтвержденных прав на полу-чение сведений, содержащих государственную тайну или иную охраняемую федеральным законом тайну.