Описание
Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления в архивный отдел.
Выполняет данную административную процедуру специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги.
При личном представлении заявителем заявления о предоставлении муниципальной услуги специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, удостоверяет личность заявителя, принимает заявление о предоставлении муниципальной услуги и регистрирует его.
По просьбе заявителя при его личном обращении на копии или втором экземпляре заявления специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, делает отметку о дате приема заявления, количестве принятых листов и сообщает телефон для справок по обращениям заявителей.
Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течение 1 рабочего дня с момента приема заявления, поступившего почтой:
проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту ошибочно поступившие в архивный отдел (не по адресу) письма;
вскрывает конверты, проверяет наличие заявления и документов к нему, к заявлению прилагает конверт (при поступлении заявления почтой);
составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, а также на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, указанных в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится у должностного лица, второй передается исполнителю, рассматривающему данное заявление (при поступлении заявления почтой).
Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, получив заявление, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом руководителю архивного отдела.
Заявление с пометкой «лично», поступившее на имя руководителя архивного отдела, передается адресату невскрытым.
В случае если заявление, поступившее с пометкой «лично», не является письмом личного характера, руководитель архивного отдела передает его на регистрацию специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги.
При поступлении заявления в форме электронного документа через официальный сайт, по электронной почте, через Единый портал или региональный портал, специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, распечатывает поступившее заявление и регистрирует его в общем порядке.
При поступлении от многофункционального центра отсканированных копий заявлений с прилагаемыми к ним документами в электронной форме в системе СМЭВ через раздел «Личный кабинет» специалист архивного отдела, ответственный за прием документов, распечатывает указанное заявление и документы и регистрирует в общем порядке. При этом, началом срока предоставления муниципальной услуги считается дата поступления в отдел электронного пакета документов.
Специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги:
проверяет полученное заявление;
определяет на основании представленных документов право заявителя на получение муниципальной услуги;
принимает по реестру документов поступившие подлинники заявлений и документов от специалиста многофункционального центра, ответственного за доставку документов.
Административная процедура завершается подписанием специалистом архивного отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, и специалистом многофункционального центра, ответственным за доставку документов, реестра документов.
При подаче заявления через официальный сайт, по электронной почте заявитель должен подтвердить имеющееся у него право на получение запрашиваемых сведений путем предоставления в электронной форме копий документов, указанных в подпункте 10.4 Административного регламента.
В случае, если документы приняты в полном объеме, специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, вносит в журнал учета приема заявлений о предоставлении муниципальной услуги (далее – журнал учета приема заявлений) запись о приеме документов с присвоением регистрационного номера, который формируется из двух частей:
первая часть – номер муниципальной услуги в соответствии с рекомендуемым типовым (примерным) перечнем муниципальных услуг органов местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края, утвержденным на заседании рабочей группы по снижению административных барьеров и повышению доступности и качества предоставления государственных и муниципальных услуг в Ставропольском крае краевой межведомственной комиссии по вопросам социально-экономического развития Ставропольского края, образованной постановлением Правительства Ставропольского края от 14 октября 2010 г. № 323-п (протокол от 05 мая 2017 г. № 1);
вторая часть – порядковый номер обращения в текущем году.
Результатом административной процедуры является занесение данных о поступившем заявлении в в журнал учета приема заявлений и передача заявления на рассмотрение руководителю архивного отдела.
Срок приема и регистрации заявления заявителя при его личном обращении – 15 минут.
Срок регистрации заявления, поступившего по почте, электронной почте, через официальный сайт, многофункциональный центр, Единый портал, региональный портал составляет 1 рабочий день.
Срок передачи заявления на рассмотрение руководителю архивного отдела – 1 рабочий день.
Документы, необходимые для получения услуги
- Документ подтверждающий полномочия третьих лиц выступать от имени заявителя, предусмотренных законодательством Российской Федерации
- Документ подтверждающий согласие лица, не являющегося заявителем, или его законного представителя на обработку персональных данных указанного лица, в случае, если для предоставления муниципальной услуги необходима обработка его персональных данных.
- Заявление
- Паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность
- Письмо
Основание
Поступление заявления в архивный отдел.
Cрок регистрации запроса на услугу
15 мин.
Отказ в предоставлении государственной услуги
В заявлении не указаны сведения
В письменном заявлении, в том числе, поступившем в электронной форме, должны быть указаны:
а) наименование архивного отдела либо должность, фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) соответствующего должностного лица, которому оно адресовано;
б) наименование обратившегося юридического лица;
в) почтовый и/или электронный адрес заявителя;
г) интересующие заявителя сведения;
д) личная подпись (простая электронная подпись) руководителя организации, гражданина;
е) дата отправления заявления.
Не представлены документы
Заявитель уведомляется об отказе в приеме документов в письменной форме в течение 3 рабочих дней.