Описание
Порядок приема граждан.
Прием заявителей осуществляют должностные лица отдела, ответственные за прием посетителей, в помещениях отдела.
При предоставлении архивных справок и копий архивных документов из МА и ОМВА ЛС посетителю предлагается заполнить заявление по установленной форме (приложения № 1, 2) и оказывается помощь в его заполнении. При приеме заявлений проверяется правильность и четкость изложения сведений.
Продолжительность приема одного гражданина не превышает 30 минут.
Запросы, поступившие в ходе личного приема граждан, регистрируются вместе с запросами, присланными по почте. Каждый вопрос, имеющийся в запросе, регистрируется как самостоятельное обращение. Регистрация одного запроса не превышает 10 минут.
Прием, первичная обработка и регистрация запросов, присланных по почте.
Прием и первичная обработка запросов, поступивших по почте, осуществляется должностным лицом, ответственным за ведение общего делопроизводства отдела, в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
При вскрытии конвертов проверяется правильность и полнота вложения и целостность документов. Конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документов (заявления).
Поступившие по почте запросы в день приема (получения по почте) передаются начальнику отдела для резолюции. Резолюция проставляется на запросе и содержит:
срок исполнения (если он отличается от установленного для запросов, исполняемых на общих основаниях);
фамилию лица, ответственного за организацию исполнения запросов граждан;
подпись автора резолюции;
дату резолюции.
Лицо, ответственное за предоставление архивных справок и копий архивных документов, определяет срочность запроса и осуществляет сортировку всех запросов по характеру дальнейшего исполнения:
запросы на исполнение;
непрофильные запросы;
запросы, требующие получения от заявителей дополнительных сведений.
Регистрация запросов осуществляется в электронной базе данных должностным лицом, ответственным за регистрацию запросов. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса не превышает 10 минут.
Регистрация запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
При поступлении запроса по сети Интернет, он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в таком же режиме, как с запросом, поступившим по почте.
Исполнение запросов.
Зарегистрированный запрос поступает на исполнение специалисту – исполнителю запроса. Передача запросов на исполнение конкретным исполнителям осуществляется в течение одного рабочего дня после рассмотрения в соответствии с резолюцией.
Исполнение запроса осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в МА и ОМВА ЛС.
Подготовленный проект архивной справки, архивной выписки поступает на проверку лицу, ответственному за организацию исполнения запросов граждан и организаций и в случае обнаружения ошибок возвращается на доработку исполнителю. Доработанная архивная справка, архивная выписка направляется на подпись начальника отдела.
Подготовленные архивные копии и архивные выписки заверяются в соответствии с требованиями нормативов.
Если в фондах МА и ОМВА ЛС отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, производится пересылка запроса. В этом случае должностное лицо, ответственное за регистрацию запросов, готовит сопроводительное письмо к запросу и уведомление заявителю об отсутствии документов в архиве и пересылке запроса на исполнение в другую организацию. С запроса снимается копия, которая остается в отделе, а оригинал запроса вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса.
Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные.
Выдача заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Архивная справка (приложения № 5-8), архивная выписка или архивная копия, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица, выдается ему под подпись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего его личность; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки или архивной копии расписывается на втором экземпляре документа, остающегося на хранении в архиве, указывая дату ее получения. В остальных случаях архивная справка, архивная выписка или архивная копия высылается заявителю письмом по почте.
Документы, необходимые для получения услуги
- Анкета - заявление
- Документ, удостоверяющий личность заявителя, являющегося физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица
Срок предоставления
Срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 дней с момента регистрации запроса.
С разрешения начальника отдела этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Тематические запросы, поступившие от органов государственной власти, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются во внеочередном порядке в установленные законодательством сроки или в сроки, согласованные с заявителем.
Запросы, по которым в архивах отсутствуют документы, направляются по принадлежности не позднее чем в 5-дневный срок с момента регистрации.
В тех случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок их исполнения исчисляется с момента получения дополнительных сведений.
Ожидание в очереди при подаче документов не должно превышать 15 минут.
Продолжительность приема у должностного лица составляет не более 30 минут.
Подготовленные по запросу архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются заявителям вне очереди.
Cрок регистрации запроса на услугу
10 мин.
Отказ в предоставлении государственной услуги
отсутствие документов в МА и ОМВА ЛС по запрашиваемой тематике; ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию
отсутствие документов в МА и ОМВА ЛС по запрашиваемой тематике; ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию.