Описание
1.5.1. Пользователями муниципальной услуги являются:
граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, органи-зации и общественные объединения, обратившиеся в Администрацию муниципально-го района или архивный отдел в целях получения информации по документам архива или о процедуре представления указанной информации (далее пользователи).
II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги
Муниципальная услуга по организации предоставления документов для пользо-вателей в читальный зал архивного отдела Администрации муниципального района, осуществляется в виде оформления разрешения пользователям на работу с открытыми архивными документами и организационных действий по выдаче документов в читальном зале, их использованию и возвращению в архивохранилища;
2.1.1. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес:
%EOL�4150, Новгородская область, р.п. Шимск, ул. Новгородская, д. 21
2.1.2. График (режим) приема заинтересованных лиц по вопросам предос-тавления муниципальной услуги заведующим архивным отделом:
Понедельник 8.00-17.30, перерыв 13.00-14.00
Вторник 8.00-17.30, перерыв 13.00-14.00
Среда 8.00-17.30, перерыв 13.00-14.00
Четверг 8.00-17.30, перерыв 13.00-14.00
Пятница 8.00-17.30, перерыв 13.00-14.00
Суббота выходной
Воскресенье выходной
2.1.3 Справочные телефоны:
Телефоны архивного отдела, представляющего муниципальную услугу
Телефон заведующего архивным отделом Администрации муниципального района:
(816) 56-54-836.
2.1.4. Адрес интернет-сайта: www.shimsk-novreg.ru
Адрес электронной почты: isveshenie@mail.ru
2.1.5. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги представ-ляется:
непосредственно специалистами архивного отдела при личном обращении;
с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты.
2.1.6. Порядок проведения специалистами архивного отдела консультаций по вопросам предоставления муниципальной услуги представлен в пункте 2.7. настояще-го Административного регламента.
2.1.7. Пользователи, направившие в архивный отдел документы для предостав-ления муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются специалистом архивного отдела по вопросам, указанным в пункте 2.7.2. настоящего Администра-тивного регламента.
2.1.8. В любое время с момента приема документов, указанных в пункте 2.2.2. настоящего Административного регламента, пользователь имеет право на получение сведений о прохождении процедуры предоставления муниципальной услуги при по-мощи телефона, электронной почты или посредством личного посещения архивного отдела.
2.2. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципаль-ной услуги
2.2.1. Основанием для рассмотрения архивным отделом вопроса о предоставле-нии муниципальной услуги лицам, указанным в пункте 1.5.1. настоящего Админист-ративного регламента, является личное заявление или письмо пользователя.
2.2.2. Для принятия решения о представлении муниципальной услуги в архив-ный отдел представляются следующие документы в порядке, предусмотренном дейст-вующим законодательством Российской Федерации:
а) для физического лица:
заявление, где должны быть указаны сведения, необходимые для его исполне-ния:
изложение существа обращения;
фамилия, имя, отчество пользователя;
год рождения пользователя;
адрес регистрации по месту жительства;
контактный телефон, дата отправления пользователя,
подпись пользователя (приложение № 1 к настоящему Административному регламенту);
б) для юридического лица:
письмо, где должны быть указаны:
изложение существа запроса;
наименование организации;
юридический и почтовый адрес;
контактный телефон, дата отправления письма;
фамилия, имя, отчество исполнителя (приложение № 2 к настоящему Админи-стративному регламенту).
2.2.3. По своему желанию пользователь дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муни-ципальной услуги.
2.2.4. Архивный отдел не вправе требовать от пользователя представления до-кументов, не предусмотренных настоящим Административным регламентом.
2.3. Сроки предоставления муниципальной услуги
2.3.1. Сроки предоставления архивных документов для пользователей не долж-ны превышать трех рабочих дней со дня оформления заказа.
2.3.2. Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей выдаются пользователям в день заказа.
2.3.3. Срок пользования делами в читальном зале – один календарный месяц.
2.3.4. Продление сроков пользования делами по необходимости согласуется с заведующей архивным отделом.
Документы, необходимые для получения услуги
- анкета
- Завяление
- заказ на выдачу документов
- расписка
Срок предоставления
Максимальный срок исполнения административной процедуры 3 дня.
Основание
3.1. Последовательность административных действий (процедур)
3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие ад-министративные процедуры:
прием и регистрация запросов пользователей;
анализ содержания и тематики поступивших личных заявлений и писем поль-зователей;
предоставление пользователям научно-справочного аппарата;
предоставление пользователям архивных документов, фотодокументов под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала;
копирование научно-справочного аппарата и архивных документов;
выдача письма об отказе, отсрочке.
3.1.2. Рассмотрение заявления или письма пользователя считается закончен-ным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры, и пользователь проинформирован о результатах его рассмотрения.
Последовательность административных действий (процедур) по предоставле-нию муниципальной услуги отражена в блок-схеме, представленной в приложении № 3 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Прием и регистрация запросов пользователей
3.2.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является предоставление комплекта документов, предусмотренных пунктом 2.2.2. настоящего Административного регламента, направленных пользователем по почте или достав-ленных в архивный отдел.
3.2.1.1. Направление документов по почте.
Заведующий архивным отделом регистрирует заявление или письмо пользова-теля в специальном журнале, где указывает:
регистрационный номер;
дату приема документов;
наименование пользователя;
наименование входящего документа;
дату и номер исходящего документа пользователя.
3.2.1.2. Представление документов пользователем при личном обращении.
Заведующий архивным отделом:
устанавливает предмет обращения, устанавливает личность пользователя, про-веряет документ, удостоверяющий личность;
фиксирует получение документов путем внесения регистрационной записи в журнал, указывая:
регистрационный номер;
дату приема документов;
наименование пользователя;
наименование входящего документа;
дату и номер исходящего документа пользователя.
Поступившие в архивный отдел заявления и письма регистрируются в день по-ступления.
Общий максимальный срок приема документов от физических лиц не должен превышать 15(пятнадцати) минут.
Общий максимальный срок приема документов от юридических лиц не должен превышать 15 (пятнадцати) минут.
Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют заведующему архивным отделом письма направивших их органов или организаций.
Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальный зал на основании личных заявлений.
Заведующий архивным отделом знакомится с официальным письмом, личным заявлением пользователя.
После получения пользователем разрешения на допуск в читальный зал специа-лист архивного отдела:
выдает пользователю для заполнения анкету установленного образца (прило-жение № 4) к настоящему Административному регламенту;
знакомится с заполненной анкетой и сверяет занесенные в нее паспортные дан-ные;
регистрирует пользователя в журнале регистрации посещений;
консультирует о составе и содержании документов в соответствии с темой ис-следования и научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;
знакомит пользователя с режимом работы читального зала, правилами работы пользователей в читальном зале;
выдает для заполнения бланк заказа на предоставление архивных документов, копий фонда пользования, описей (приложение № 5) к настоящему Административ-ному регламенту.
3.3. Анализ содержания и тематики поступивших личных заявлений и пи-сем пользователей
Основанием для начала действия является зарегистрированное личное заявле-ние или письмо пользователя, в том числе направленное по почте, или доставленное лично в архивный отдел.
Специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципаль-ной услуги, в течение 10 (десяти) дней со дня поступления заявления или письма пользователя, поступившего по почте, в установленном порядке осуществляет анализ его содержания и тематики с использованием необходимых профессиональных навы-ков и имеющихся в архивном отделе информационных материалов, архивных спра-вочников на бумажных носителях.
При этом определяются:
правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих сведения конфиденциального характера;
степень полноты информации, содержащейся в заявлении или письме пользо-вателя и необходимой для его исполнения.
3.3.1. По итогам анализа заявления или письма пользователя заведующий ар-хивным отделом, ответственный за организацию предоставления муниципальной ус-луги:
при отсутствии запрашиваемых документов информирует об этом пользователя и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
дает мотивированный отказ пользователю в получении запрашиваемых сведе-ний при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие дейст-вия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
При выявлении недостаточности сведений, необходимых для исполнения заяв-ления или письма пользователя или нечеткого, неправильно сформулированного об-ращения пользователя, специалист архивного отдела письменно или по телефону за-прашивает у пользователя дополнительные сведения, материалы, документы или их копии.
При обращении пользователя лично специалист архивного отдела, ответствен-ный за предоставление муниципальной услуги, дает необходимую консультацию по предоставлению муниципальной услуги в день обращения.
3.4. Предоставление пользователям научно-справочного аппарата
3.4.1. Пользователям предоставляется научно-справочный материал к ар-хивным документам (описи дел, каталоги и др.) на бумажном носителе.
3.4.2. Описи дел предоставляются пользователям под расписку за каждую еди-ницу в журнале выдачи описей.
3.4.3. При получении описей дел пользователи проверяют их состояние и со-хранность в присутствии заведующего или специалиста архивного отдела.
3.4.4. При выявлении пользователем информации он может получить распечат-ку необходимой информации или запись информации на электронный носитель поль-зователя (дискету, диск, флеш-карту). Запись информации на электронный носитель производится заведующим или специалистом архивного отдела.
3.4.5. После каждого посещения читального зала пользователь сдает заведую-щему архивным отделом все описи дел под роспись.
3.5. Предоставление пользователям архивных документов, фотодокумен-тов под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материа-ла
3.5.1. На основании описей дел пользователь заполняет бланк заказа и передает его заведующему или специалисту архивного отдела. Бланк заказа должен быть за-полнен разборчиво, без исправлений и помарок.
3.5.2. Архивные документы выдаются пользователю под расписку за каждую единицу хранения.
3.5.3. При получении дел пользователь проверяет их состояние и сохранность в присутствии заведующего архивным отделом. При обнаружении повреждения или дефекта дел, архивных документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумера-ции пользователи должны сообщить об этом заведующему архивным отделом.
3.5.4. В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования про-смотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию, инициалы, характер проведен-ной работы (просмотр, выписки).
3.5.5. После каждого посещения читального зала пользователь сдает все дела. Заведующий архивным отделом проверяет наличие дел и проводит полистную про-верку их физического состояния, при отсутствии замечаний по наличию и физическо-му состоянию дел расписывается в журнале за возврат каждой единицы хранения.
3.6. Копирование научно-справочного аппарата и архивных документов
3.6.1. При наличии технических возможностей для пользователей проводятся следующие виды копирования документированной информации: ксерокопирование, сканирование.
3.6.2. Пользователь заполняет бланк заказа, который должен содержать указа-ние фамилии, имени и отчества пользователя, его адреса и телефона, основания для предоставления муниципальной услуги (официальное письмо, личное заявление пользователя), темы, количество кадров, листов.
3.6.3. Электронные копии архивных документов записываются на носитель, представляемый пользователем ( дискета, диск, флеш- карта).
3.6.4. Копирование архивных документов пользователями самостоятельно про-изводится в помещениях архивного отдела под контролем специалистов.
3.6.5. Рассмотрение обращения пользователя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры, и пользователь проинформирован о результатах его рассмотрения.
3.7. Выдача письма об отказе, отсрочке
3.7.1. Отказ, отсрочка в предоставлении пользователю муниципальной услуги допускается в случаях, предусмотренных в п.2.4. настоящего Административного рег-ламента.
3.7.2. Специалист архивного отдела в случаях предусмотренных п. 2.4 настоя-щего Административного регламента готовит и направляет пользователю муници-пальной услугой письмо об отказе отсрочки предоставления муниципальной услуги.
3.7.3. Максимальный срок исполнения административной процедуры 3 дня.
Отказ в предоставлении государственной услуги
Основание
Основаниями для приостановления либо отказа в предоставлении муниципаль-ной услуги являются:
отсутствие документов в муниципальном архиве по запрашиваемой тематике;
неудовлетворительное физическое состояние архивных документов, не имею-щих копии в фонде пользования (для использования в читальном зале);
ограничение на использование документов, содержащих персональные данные;
необходимость выполнения служебных заданий специалистами архивного от-дела (научно-справочная работа, подготовка информационных материалов по запро-сам органов государственной власти и местного самоуправления, проведение провер-ки наличия и состояния архивных документов, копирование архивных документов и др.);
выдача дел и архивных документов во временное пользование другим органи-зациям;
экспонирование заказанных материалов на выставке;
в читальный зал не выдаются дела (архивные документы), не прошедшие науч-ного описания и технической обработки;
наличие в представленных документах исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;
непредставление документов, указанных в пункте 2.2.2. настоящего Админист-ративного регламента;
отсутствие у пользователя документально, подтверждающих прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
при поступлении в архивный отдел запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, в те-чение 10 (десяти дней) с момента их регистрации они возвращаются пользователям с сообщением об уточнении или дополнении запроса необходимыми для его исполне-ния сведениями или документами;
отсутствие у пользователя необходимых сведений для проведения поисковых работ;
не принимаются к рассмотрению личные заявления и письма пользователей, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.