Мы предполагаем, что Ваше местоположение: Якиманка Да Нет
Администрация г. Заречного Пензенской области

Прием от физических и юридических лиц на хранение документов постоянного и временного сроков хранения

Вы можете подать жалобу в системе досудебного обжалования, если в процессе оказания услуги «Прием от физических и юридических лиц на хранение документов постоянного и временного сроков хранения» были нарушения регламента:

  • Нарушение сроков предоставления услуги;
  • Нарушение сроков регистрации запроса на услугу;
  • Отказ в исправлении допущенных ошибок или опечаток;
  • Отказ в предоставлении государственной услуги;
  • Отказ в приеме документов;
  • Требование дополнительной платы;
  • Требование дополнительных документов.

Документы, необходимые для получения услуги

  • Документ, удостоверяющий личность
  • Историческаю справка о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде
  • Историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме), дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах)
  • Описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним
  • Письменное заявление
  • Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены
  • Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены
  • Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены
  • Страховые копии на особо ценные документы и уникальные документы
  • Утвержденные экспертно-проверочной комиссией Архивного отдела Министерства культуры и архивов Пензенской области описи дел, отобранных в состав Архивного фонда Российской Федерации (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним

Срок предоставления

Прием от юридических лиц (источников комплектования) на хранение документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается заместителем Главы Администрации (Руководитель аппарата) по согласованию с источниками комплектования.

Внеплановый
прием документов, а также архивных документов, сроки временного
хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации
источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных
документов.
По
обращению источников комплектования и при наличии свободных площадей
архив может осуществлять досрочный прием документов, а также временное
хранение архивных документов на основе договора.
Прием архивных документов на временное хранение оформляется такжеактомприема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.
Архивные
документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с
соответствующим поисково-справочным аппаратом и страховыми копиями на
особо ценные документы и уникальные документы.
Все
работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных
документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и
транспортировкой, выполняются за счет средств источников
комплектования, передающих указанные документы.
При
приеме архивных документов проводятся проверка их физического,
санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка
страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы и
проверка комплектности учетных документов.
Документы
принимаются в архив, по утвержденным ЭПК описям дел, документов;
документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел,
документов; архивные документы с неистекшими сроками временного
хранения - по сдаточным описям.

Муниципальная услуга предоставляется в течение 7 рабочих дней со дня
регистрации заявления. В случае обнаружения неточностей в описях дел,
срок услуги увеличивается по согласованию с заявителем.

Основание

Письменное заявление в адрес архивного отдела или Администрации города Заречного, оформленное в соответствии с требованиями настоящего Регламента и документ, удостоверяющий личность (для физического лица)

Отказ в предоставлении государственной услуги

не подлежат рассмотрению заявления, не содержащие фамилии (наименования организации) и/или почтового адреса заявителя


отсутствие сдаточных описей для документов с неистекшими сроками временного хранения


в случае если текст запроса не поддается прочтению


отсутствие согласованных экспертно-проверочной комиссией описей дел документов по личному составу


отсутствие программных средств, позволяющих воспроизвести электронные документы, и необходимого комплекта сопроводительной документации


отсутствие сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта для физических лиц


отсутствие письменного заявления (оригинала), оформленного в соответствии с пунктом 2.2 настоящего Регламента


отсутствие текстовой сопроводительной документации

для кинодокументов –
монтажных листов, аннотаций, разрешительных удостоверений к законченным
произведениям, актов технического состояния, записей цветовых и световых
паспортов;
для фотодокументов –
аннотаций;
для фонодокументов –
сопроводительной документации;
для видеодокументов –
актов технического состояния.

отсутствие утвержденных экспертно-проверочной комиссией организации описей дел документов