Описание
Доступ к делам, документам в традиционном читальном зале:
Специалист читального зала проверяет правильность заполнения заказа (требования) на выдачу дел, документов и передает его главному хранителю фондов на согласование.Главный хранитель фондов проверяет наличие ограничений на доступ к заказанным делам, документам, и при их отсутствии передает согласованный заказ (требование) в отдел хранения и государственного учета документов для выемки дел, документов из архивохранилища и передачи сотруднику читального зала.
Дела, документы предоставляются пользователю сотрудником читального зала под роспись за каждую единицу хранения в бланке заказа. При получении дел, документов пользователь проверяет их целостность и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.
В ходе просмотра дел, документов пользователь заполняет листы использования полученных дел, документов, указывая дату использования, фамилию, инициалы (разборчиво), характер произведенной работы.
Максимальное количество дел, документов, которое единовременно предоставляется пользователю, составляет:
20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;
10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
Пользователь после окончания работы при каждом посещении читального зала сдает сотруднику читального зала дела, документы.
Доступ к делам, документам в электронном читальном зале:
Сотрудник читального зала проверяет заказ (требование), при необходимости уточняет у пользователя необходимую информацию и перенаправляет заказ (требование) главному хранителю фондов на согласование.
Главный хранитель фондов проверяет наличие ограничений на доступ к заказанным делам, документам, и при их отсутствии предоставляет пользователю доступ к делам, документам в электронном виде, размещенным в электронном читальном зале ГИС "Архивы Самарской области".
При отсутствии в электронном читальном зале ГИС "Архивы Самарской области" электронных образов дел, документов административные процедуры осуществляются в порядке, предусмотренном для традиционного читального зала.
Максимальное количество дел, документов, доступ к которым единовременно предоставляется пользователю в электронном читальном зале, составляет 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения.
Документы, необходимые для получения услуги
- Документ, подтверждающий право доступа к делам, документам
- Заказ (требование) на выдачу дел, документов
Основание
Основанием является получение пользователем доступа в читальный зал и оформление им заказа (требования) на выдачу дел, документов на бумажном носителе.
Бланк заказа (требования) предоставляется пользователю специалистом читального зала. Заказ (требование) должен быть заполнен разборчиво, без исправлений и содержать фамилию, имя, отчество (при наличии) пользователя, тему исследования, заголовок дела, поисковые данные (номер фонда, описи, дела), количество листов, дату составления и подпись пользователя.Заказ (требование) на выдачу дел, документов может быть сформирован пользователем в электронном читальном зале ГИС "Архивы Самарской области".
Cрок регистрации запроса на услугу
1 раб. дн.
Отказ в предоставлении государственной услуги
представленные документы не соответствуют установленным требованиям
Бланк заказа (требования) предоставляется пользователю специалистом читального зала. Заказ (требование) должен быть заполнен разборчиво, без исправлений и содержать фамилию, имя, отчество (при наличии) пользователя, тему исследования, заголовок дела, поисковые данные (номер фонда, описи, дела), количество листов, дату составления и подпись пользователя.
наличие ограничений на доступ к заказанным описям дел, документов
Пользователю предоставляется доступ к делам, документам ограниченного доступа:
1) содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;
2) имеющим помету "для служебного пользования" при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);
3) содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:
является субъектом указанных сведений - при предъявлении документов, удостоверяющих личность;
является наследником по закону - при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;
является наследником по завещанию - при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;
имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям - при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.
Доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам (научно-справочному аппарату) к ним, переданным по договору в государственный архив Самарской области собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.
Доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам (научно-справочному аппарату) к ним, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.
Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам (научно-справочному аппарату) к ним ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.