Описание
Архивная справка оформляется на бланке архива, органа или организации и адресуется непосредственно заявителю.
Архивная справка подписывается руководителем архива, органа или организации, заверяется гербовой печатью или печатью органа (организации), проставляется номер и дата составления.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива, органа или организации (уполномоченного должностного лица) и гербовой печатью или печатью органа (организации).
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью органа (организации) и подписью руководителя архива, органа или организации.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
Документы, необходимые для получения услуги
- Запрос заявителя в адрес управления государственной архивной службы Самарской области, государственных архивов Самарской области (об образовании)
- Запрос заявителя в адрес управления государственной архивной службы Самарской области, государственных архивов Самарской области (о награждении государственными и ведомственными наградами)
- Запрос заявителя в адрес управления государственной архивной службы Самарской области, государственных архивов Самарской области (о пенсии, социальных льготах)
- Запрос заявителя в адрес управления государственной архивной службы Самарской области, государственных архивов Самарской области (о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти)
- Запрос заявителя в адрес управления государственной архивной службы Самарской области, государственных архивов Самарской области (о стаже работы (службы)
- Ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса
Срок предоставления
Поступившие в Управление, государственные архивы Самарской области запросы (заявления) о предоставлении государственной услуги принимаются, учитываются и регистрируются в день их поступления либо в случае поступления направленного в электронной форме запроса (заявления) о предоставлении государственной услуги в нерабочий или праздничный день – в первый день, следующий за нерабочим или праздничным днем.
Прошедшие регистрацию запросы (заявления) о предоставлении государственной услуги в тот же день передаются руководителю Управления, директору государственного архива Самарской области либо соответственно лицам, исполняющим их обязанности (в зависимости от того, куда поступил запрос), для наложения резолюции, после чего передаются соответственно должностному лицу Управления, ответственному за предоставление государственной услуги, либо сотруднику государственного архива Самарской области для анализа тематики запроса
Поступившие в Управление, государственные архивы Самарской области, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России, Росархив или в органы и организации, их направившие, либо заявителям с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Запросы, поступившие в Управление, государственные архивы Самарской области, органы и организации, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях директор государственного архива Самарской области, руководитель органа или организации либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса (для государственных органов и органов местного самоуправления не более чем на 30 дней).
Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.
Поступившие в государственные и муниципальные архивы запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивах архивных документов (непрофильные запросы), направляются в другой архив, орган и организацию, где хранятся необходимые архивные документы, в течение 5 (пяти) дней с момента регистрации запроса.
Основание
Основанием для предоставления государственной услуги является запрос, поступивший из МИД России, Росархива, иного органа (организации), а также запрос (заявление) о предоставлении государственной услуги, поданный в произвольной форме либо оформленный на бланке анкеты-заявления, в том числе в электронной форме и направленный заявителем в адрес Управления либо государственного архива Самарской области следующими способами:
1) по почте;
2) при непосредственном обращении в Управление или государственный архив Самарской области;
3) через официальный сайт Управления;
4) посредством ресурсов и сервисов Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области.
Отказ в предоставлении государственной услуги
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не предусмотрено. Документы подлежат приему в обязательном порядке.
Основания для отказа в предоставлении государственной услуги
Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является:
1) отсутствие в запросе фамилии, почтового адреса и (или) электронного адреса заявителя;
2) отсутствие в запросе заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы;
3) отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия.
Если запрос не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение руководителю Управления или уполномоченному на то лицу о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию.
Если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.