Мы предполагаем, что Ваше местоположение: Якиманка Да Нет
Администрация городского округа города Переславля-Залесского

Получение разрешения на работу с архивными документами в читальном зале.

Вы можете подать жалобу в системе досудебного обжалования, если в процессе оказания услуги «Получение разрешения на работу с архивными документами в читальном зале.» были нарушения регламента:

  • Нарушение сроков предоставления услуги;
  • Нарушение сроков регистрации запроса на услугу;
  • Отказ в исправлении допущенных ошибок или опечаток;
  • Отказ в предоставлении государственной услуги;
  • Отказ в приеме документов;
  • Требование дополнительной платы;
  • Требование дополнительных документов.

Описание

1. Прием и регистрация заявлений от пользователей либо писем направляющей организации.
Заявитель подает заявление с приложением необходимых документов одним из следующих способов (далее - способы представления заявления с приложением необходимых документов):
- представляет лично в архивный отдел;
- направляет заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении в адрес архивного отдела;
- заполняет в электронной форме на Едином портале государственных услуг заявление, и выкладывает в электронном виде сканированные копии необходимых документов.

1.1. Осуществление административной процедуры при подаче заявителем заявления с приложением необходимых документов лично в архивный отдел.
Исполнение административной процедуры осуществляет заведующий архивным отделом.
Заведующий архивным отделом проверяет:
- наличие всех необходимых у заявителя документов;
- определяет их соответствие установленному перечню;
- актуальность представленных документов в соответствии с требованиями к срокам их действия;
- соответствие документов следующим требованиям:
текст документа должен быть написан разборчиво;
фамилия, имя, отчество заявителя должны указываться полностью и соответствовать паспортным данным;
в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
в документе не должно быть серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно толковать их содержание.
В случае представления заявителем неполного пакета необходимых документов заведующий архивным отделом возвращает заявление с прилагаемыми документами заявителю, объяснив устно о причине отказа в приеме заявления.
Максимальный срок выполнения административного действия не должен превышать 15 минут.
В случае соответствия заявления и прилагаемых к нему документов перечню документов, предусмотренных пунктом 2.8. раздела II Административного регламента, регистрирует поступившее заявление в в журнале учета обращений пользователей читальным залом и разрешений на работу с архивными документами (приложение 3 к Административному регламенту). Разрешение на работу в читальном зале дается заведующим архивным отделом на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с заведующим архивным отделом.
Максимальный срок выполнения административного действия не должен превышать 15 минут.
Результатом выполнения административной процедуры является прием и регистрация заявления
Максимальный срок выполнения административной процедуры один день.

1.2. Осуществление административной процедуры при направлении заявителем заявления с приложением необходимых документов заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении в адрес архивного отдела.
Исполнение административной процедуры осуществляет заведующий архивным отделом.
Заведующий архивным отделом проверяет:
- наличие всех необходимых документов;
- определяет их соответствие установленному перечню;
- актуальность представленных документов в соответствии с требованиями к срокам их действия;
- соответствие документов следующим требованиям:
текст документа должен быть написан разборчиво;
фамилия, имя, отчество заявителя должны указываться полностью и соответствовать паспортным данным;
в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
в документе не должно быть серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно толковать их содержание.
В случае направления заявителем неполного пакета документов специалист архивного отдела подготавливает письменный отказ в предоставлении муниципальной услуги с указанием причины отказа.
Максимальный срок подготовки и направления отказа в предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 10 календарных дней с момента получения заявления.
В случае соответствия заявления и прилагаемых к нему документов перечню документов, предусмотренных пунктом 2.8. раздела II Административного регламента, регистрирует поступившее заявление в журнале учета обращений пользователей читальным залом и разрешений на работу с архивными документами (приложение 3 к Административному регламенту)
Максимальный срок выполнения административного действия не должен превышать 15 минут.
Результатом выполнения административной процедуры является прием и регистрация заявления
Максимальный срок выполнения административной процедуры один день.

1.3. Осуществление административной процедуры при заполнении заявителем в электронной форме на Портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области заявления, и приложение в электронном виде сканированных копий необходимых документов.
Исполнение административной процедуры осуществляет оператор Региональной комплексной информационной системы «Государственные услуги – Ярославская область» (далее – система) – специалист архивного отдела управления делами (далее – оператор системы).
Если заявитель выбрал подачу заявления в электронной форме, то на Портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области он заполняет поля размещенной формы заявления, прикладывает электронные копии необходимых документов, а так же заполняет иные поля, предлагаемые системой в качестве обязательных (способ получения свидетельства). Электронная форма подачи заявления существует в режиме on-linе.
С момента, когда заявитель выполнил все решения предлагаемые системой происходит регистрация заявки, сообщение о регистрации которой направляется на рабочее место оператора системы, который ее обрабатывает ее и формирует в заявление на предоставление муниципальной услуги.
Электронную форму заявления с приложением сканированных копий необходимых документов оператор системы распечатывает из системы и формирует в дело.
Результатом административной процедуры является регистрация заявления в журнале учета обращений пользователей читальным залом и разрешений на работу с архивными документами (приложение 3 к Административному регламенту)
Оператор системы направляет сообщение о дате регистрации заявления на личный кабинет заявителя в системе.
Срок выполнения административной процедуры в соответствии с установленными настройками системы в режиме on-line, с момента обработки оператором системы заявки и формирование ее в заявление.

Документы, необходимые для получения услуги

  • Документ, удостоверяющий личность
  • Заявление о допуске к работе с документами в читальном зале.

Основание

Обращение заявителя с заявлением о допуске к работе с документами в читальном зале и наличием всех необходимых документов.

Cрок регистрации запроса на услугу

15 мин.

Отказ в предоставлении государственной услуги

Отсутствие в заявлении заявителя необходимых сведений по теме исследования.
Является основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Отсутствие документа, удостоверяющего личность.
Является основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Выдача дел и документов другим пользователям.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.

Отсутствие разрешения фондообразователя или правопреемника архивных документов организаций и учреждений, содержащих конфиденциальную информацию.
Является основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.

Отсутствие запрашиваемых документов в отделе.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Плохое физическое состояние документов.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Не принимаются заказы на изготовление копий архивных документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии.

Необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов власти и др.).
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.

Ограничения на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователя при передаче документов на постоянное хранение.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Документы личного происхождения, поступившие на хранение, могут предоставляться пользователям только с согласия на их использование лиц, передавших эти документы.
Копирование документов личного фонда производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователем или его правопреемником (наследником), передавшим документы на постоянное хранение.