Мы предполагаем, что Ваше местоположение: Якиманка Да Нет
Администрация города Переславля-Залесского

Получение архивных документов для работы в читальном зале.

Вы можете подать жалобу в системе досудебного обжалования, если в процессе оказания услуги «Получение архивных документов для работы в читальном зале.» были нарушения регламента:

  • Нарушение сроков предоставления услуги;
  • Нарушение сроков регистрации запроса на услугу;
  • Отказ в исправлении допущенных ошибок или опечаток;
  • Отказ в предоставлении государственной услуги;
  • Отказ в приеме документов;
  • Требование дополнительной платы;
  • Требование дополнительных документов.

Описание

1. Оформление заказов на выдачу архивных документов.
Основанием для начала процедуры оформления заказов на выдачу архивных документов является получение разрешения на работу в читальном зале.
Ответственным за исполнение данной административной процедуры является специалист архивного отдела.
Все пользователи, пришедшие в читальный зал, знакомятся с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и заполняют анкету установленного образца (приложение 4 к Административному регламенту). На каждого пользователя оформляется личное дело.
Все пользователи регистрируются в журнале посещений читального зала (приложение 5 к Административному регламенту) при каждом посещении.
После ознакомления с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и заполнения анкеты, пользователям предоставляются имеющиеся в архивном отделе описи для заполнения бланка заказа.
Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей.
Пользователи, работающие с описями, имеют право получать консультации специалистов архивного отдела о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, о распорядке работы читального зала.
При определении перечня архивных документов, необходимых пользователям для исследований, заполняется бланк заказа на выдачу архивных документов. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (приложение 6 к Административному регламенту).
При оформлении заказа на выдачу архивных документов обязательно указываются поисковые данные архивных документов (номер фонда, номер описи, номер дела).
Результатом административной процедуры является заполненный бланк заказа.
Заполненные бланки заказов визируются заведующим отделом.
Срок выдачи дел и документов 2 рабочих дня со дня оформления заказа.

2. Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале.
Основанием для начала процедуры является заполненный бланк заказа с визой заведующего отделом.
Ответственным за исполнение данной административной процедуры является специалист архивного отдела. Специалист на основании заказа на выдачу дел выдает из архивохранилища запрашиваемые архивные документы.
Дела и другие архивные документы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.
При получении описей, дел пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии специалиста отдела. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом заведующему или специалисту архивного отдела.
Работа с архивными документами производится пользователями в читальном зале либо в рабочей комнате отдела в присутствии заведующего или специалиста отдела. Дела, выдаваемые пользователям, должны быть описаны и оформлены в соответствии с архивными требованиями и правилами.
Пользователям выдаются архивные документы, относящиеся только к теме исследования. Документы личного происхождения, поступившие на хранение, могут предоставляться пользователям только с согласия на их использование лиц, передавших эти документы.
Пользователь обязан заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).
Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10-20 дел.
С учетом специфики состава архивных документов заведующим архивным отделом могут быть установлены другие нормы выдачи дел и архивных документов.
Результатом административной процедуры является передача пользователем после окончания работы предоставленных ему описей, дел (единиц хранения) заведующему отделом или специалисту, которые проверяет состояние дел.

Документы, необходимые для получения услуги

  • Анкета пользователя.
  • Бланк заказа на выдачу архивных документов.
  • Разрешение на работу с архивными документами.

Основание

Обращение заявителя с заявлением о допуске к работе с документами в читальном зале и наличием всех необходимых документов.

Cрок регистрации запроса на услугу

2 раб. дн.

Отказ в предоставлении государственной услуги

Необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов власти и др.).
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.

Выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.

Отсутствие документа, удостоверяющего личность.
Является основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Отсутствие разрешения фондообразователя или правопреемника архивных документов организаций и учреждений, содержащих конфиденциальную информацию.
Является основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Плохое физическое состояние документов.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Не принимаются заказы на изготовление копий архивных документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии.

Отсутствие в заявлении заявителя необходимых сведений по теме исследования.
Является основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Отсутствие запрашиваемых документов в отделе.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Ограничения на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователя при передаче документов на постоянное хранение.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Документы личного происхождения, поступившие на хранение, могут предоставляться пользователям только с согласия на их использование лиц, передавших эти документы.
Копирование документов личного фонда производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователем или его правопреемником (наследником), передавшим документы на постоянное хранение.

Выдача дел и документов другим пользователям.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.