Мы предполагаем, что Ваше местоположение: Якиманка Да Нет
Администрация города Переславля-Залесского

Получение архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма

Вы можете подать жалобу в системе досудебного обжалования, если в процессе оказания услуги «Получение архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма» были нарушения регламента:

  • Нарушение сроков предоставления услуги;
  • Нарушение сроков регистрации запроса на услугу;
  • Отказ в исправлении допущенных ошибок или опечаток;
  • Отказ в предоставлении государственной услуги;
  • Отказ в приеме документов;
  • Требование дополнительной платы;
  • Требование дополнительных документов.

Описание

Последовательность административных процедур:

1. Прием заявления и документов, прилагаемых к заявлению в соответствии с подпунктом 2.8.1. - 2.8.9. пункта 2.8. раздела 2 Административного регламента, регистрация заявления.
Заявитель подает заявление с приложением необходимых документов одним из следующих способов (далее - способы представления заявления с приложением необходимых документов):
- представляет лично в архивный отдел;
- направляет заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении в адрес архивного отдела;
- заполняет в электронной форме на Портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области заявление, и выкладывает в электронном виде сканированные копии необходимых документов.
1.1. Осуществление административной процедуры при подаче заявителем заявления с приложением необходимых документов лично в архивный отдел.
Исполнение административной процедуры осуществляет специалист архивного отдела управления делами.
Специалист принимает заявление с приложением к нему необходимых документов на бумажном носителе.
Специалист проверяет:
- наличие всех необходимых у заявителя документов;
- определяет их соответствие установленному перечню;
- актуальность представленных документов в соответствии с требованиями к срокам их действия;
- соответствие документов следующим требованиям:
текст документа должен быть написан разборчиво;
фамилия, имя, отчество заявителя должны указываться полностью и соответствовать паспортным данным;
в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
в документе не должно быть серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно толковать их содержание.
В случае представления заявителем неполного пакета необходимых документов специалист возвращает заявление с прилагаемыми документами заявителю, объяснив устно о причине отказа в приеме заявления.
Максимальный срок выполнения административного действия не должен превышать 30 минут.
В случае соответствия заявления и прилагаемых к нему документов перечню документов, предусмотренных пунктом 2.8. раздела II Административного регламента, регистрирует поступившее заявление в программном комплексе «Учет обращений граждан и организаций».
Максимальный срок выполнения административного действия не должен превышать 30 минут.
Результатом выполнения административной процедуры является прием и регистрация заявления в программном комплексе «Учет обращений граждан и организаций».
Максимальный срок выполнения административной процедуры один день.
После приема запроса и документов, приложенных к нему, регистрации запроса, специалист передает заявление с прилагаемыми документами на рассмотрение заведующему архивным отделом.
1.2. Осуществление административной процедуры при направлении заявителем заявления с приложением необходимых документов заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении в адрес архивного отдела.
Исполнение административной процедуры осуществляет специалист архивного отдела управления делами.
Специалист проверяет:
- наличие всех необходимых документов;
- определяет их соответствие установленному перечню;
- актуальность представленных документов в соответствии с требованиями к срокам их действия;
- соответствие документов следующим требованиям:
текст документа должен быть написан разборчиво;
фамилия, имя, отчество заявителя должны указываться полностью и соответствовать паспортным данным;
в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
в документе не должно быть серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно толковать их содержание.
В случае направления заявителем неполного пакета документов специалист архивного отдела подготавливает письменный отказ в предоставлении муниципальной услуги.
Максимальный срок подготовки и направления отказа в предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 10 календарных дней с момента получения заявления.
В случае соответствия заявления и прилагаемых к нему документов перечню документов, предусмотренных пунктом 2.8. раздела II Административного регламента, специалист архивного отдела регистрирует поступившее заявление в программном комплексе «Учет обращений граждан и организаций».
Максимальный срок выполнения административного действия не должен превышать 15 минут.
Результатом выполнения административной процедуры является прием заявления с приложением необходимых документов, регистрация или направление отказа в предоставлении муниципальной услуги. Максимальный срок выполнения административной процедуры один день.
После регистрации заявления, специалист передает заявление с прилагаемыми документами на рассмотрение заведующему архивным отделом.
1.3. Осуществление административной процедуры при заполнении заявителем в электронной форме на Портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области заявления, и приложение в электронном виде сканированных копий необходимых документов.
Исполнение административной процедуры осуществляет оператор Региональной комплексной информационной системы «Государственные услуги – Ярославская область» (далее – система) – специалист архивного отдела управления делами (далее – оператор системы).
Если заявитель выбрал подачу заявления в электронной форме, то на Портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области он заполняет поля размещенной формы заявления, прикладывает электронные копии необходимых документов, а так же заполняет иные поля, предлагаемые системой в качестве обязательных (способ получения свидетельства). Электронная форма подачи заявления существует в режиме on-linе.
С момента, когда заявитель выполнил все решения предлагаемые системой происходит регистрация заявки, сообщение о регистрации которой направляется на рабочее место оператора системы, который ее обрабатывает ее и формирует в заявление на предоставление муниципальной услуги.
Электронную форму заявления с приложением сканированных копий необходимых документов оператор системы распечатывает из системы и формирует в дело.
Результатом административной процедуры является регистрация оператором системы заявления в системе и в программном комплексе «Учет обращений граждан и организаций».
Оператор системы направляет сообщение о дате регистрации заявления на личный кабинет заявителя в системе.
Срок выполнения административной процедуры в соответствии с установленными настройками системы в режиме on-line, с момента обработки оператором системы заявки и формирование ее в заявление.
После приема заявления и документов, приложенных к нему и регистрации заявления специалист архивного отдела передает заявление с прилагаемыми документами на рассмотрение заведующему архивным отделом.

2. Анализ тематики поступивших запросов.
Исполнение административной процедуры осуществляет заведующий архивным отделом управления делами.
Заведующий архивным отделом осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с учетом имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, составляющих государственную тайну, или содержащих сведения конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- возможность исполнения запроса.
Результатомадминистративной процедуры является принятие заведующим архивным отделом решения:
- обисполнении запроса по исполнению муниципальной услуги в архивном отделе или о направлениизапросов по принадлежности в иные архивы, организации для ответа в адрес заявителя;
- озапросе у заявителя уточняющих и дополнительных сведений, необходимых дляисполнения запроса;
- об информировании заявителя об отсутствии в архивном отделе запрашиваемых сведений, с рекомендациями по их дальнейшему поиску.
- об отказе впредоставлении муниципальной услуги в соответствии с п. 2.10.раздела II Административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение пяти рабочих дней с момента регистрации.

3. Направление запросов для исполнения муниципальной услуги по принадлежности.
По итогам анализа тематики поступившего запроса на предоставление муниципальной услуги, рассмотренные заведующим архивным отделом запросы заявителей:
- в течении двух рабочих дней с момента регистрации направляются специалисту архивного отдела для исполнения их по архивным документам архивного отдела.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом указано в запросе.
- запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 7 календарных дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

4. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.
Специалист архивного отдела при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных «Архивный фонд-4» определяют архивные шифры документов, необходимых дляисполнения запросов.
Специалист архивного отдела в соответствии с архивными шифрами получает из архивохранилища необходимые дляисполнения запросов дела и приступают кисполнению запроса. По окончанииисполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.
Результатомадминистративного действия является получение необходимых архивных документов из архивохранилища.

5. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма.
Исполнение муниципальной услуги позапросам заявителей включает в себя оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем.
5.1. Архивные справки составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа «Архивная справка» и заверяются печатью.
Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по поставленному вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным изданиям (материалам), относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры (номера фонда, описи, дел) и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Копирование архивных документов производится на копировальном аппарате. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры (номера фонда, описи, дела) и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются, на месте скрепления заверяются печатью.
Архивная справка подписывается заведующим архивным отделом, заверяется печатью Администрации г. Переславля-Залесского и выдается в конце оказания муниципальной услуги.
5.2. Архивные выписки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве.
Архивные выписки составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа «Архивная выписка».
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью, извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста оригинала. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе», «В тексте неразборчиво».
После текста архивной выписки указываются архивный шифр (номера фонда, описи, дел) и номера листов единицы хранения архивного документа.
В архивной выписке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Архивная выписка подписывается заведующим архивным отделом, заверяется печатью Администрации г. Переславля-Залесского, на ней проставляется номер и дата исполнения. Выдается в конце оказания муниципальной услуги.
5.3. Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
На обороте каждого листа архивной копии проставляется штамп «Копия верна», запись заверяется специалистом архивного отдела, проставляется номер листа единицы хранения архивного документа и дата исполнения.
Все листы архивной копии должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Архивная копия подписывается заведующим архивным отделом, заверяется печатью Администрации г. Переславля-Залесского, на ней проставляется номер и дата исполнения. Выдаётся в конце оказаниямуниципальной услуги.
5.4. Информационное письмо
Информационное письмо – письмо, составленное на бланке архивного отдела позапросу пользователя или по инициативе архивного отдела, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документах по определенной проблеме, теме. Выдаётся в конце оказаниямуниципальной услуги запроса заявителя.

6. Выдача/направление ответа заявителю.
6.1. Архивная справка, архивная копия, архивная выписка в случае личного обращения в архив заявителя или его доверенного лица выдается ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу – при предъявлении паспорта и доверенности, оформленной в нотариальном порядке.
В архивном отделе вместе с заявлениями остаются копии архивных выписок, архивных справок, архивных копий, на которых заявитель расписывается в получении и указывает дату получения.
6.2. Архивная справка, архивная копия, архивная выписка, предназначенная для направления заявителю посредством почтового отправления, высылаются архивным отделом в адрес заявителя на следующий день после их оформления по почте простыми письмами; в электронном виде с использованием электронной подписи.
6.3. В случае поступления коллективного письменногозаявителей ответ направляется в адрес заявителя, указанного взапросе первым, если взапросе не указан иной адрес для ответа.
6.4. Архивная справка, предназначенная для направления в государства–участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом непосредственно в адреса заявителей.
6.5. Архивные справки, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе сзапросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивным отделом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти.
6.6. При отсутствии архивных документов в архивном отделе, необходимых дляисполнения запроса заявителя, составляется отрицательный ответ. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать запрашиваемый документ или справку и даются рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации Отрицательный ответ заверяется подписью заведующего архивного отдела, при необходимости заверяется печатью Администрации г. Переславля-Залесского, проставляется номер и датаисполнения.
6.7. При необходимости проведения объемной работы (сверх установленного срока)исполнению запроса федерального органа государственной власти, органа государственной власти субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления архивный отдел письменно извещает заявителя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивным отделом позапросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано взапросе.

Документы, необходимые для получения услуги

  • Анкета-заявление для получения архивной справки по тематическому запросу.
  • Документы, удостоверяющие право наследника на наследство.
  • Нотариально удостоверенная доверенность.
  • Паспорт или иные документы, удостоверяющие личность заявителя.
  • Свидетельства о браке, расторжении брака.
  • Свидетельства о браке, расторжении брака доверителя.
  • Свидетельства о браке, расторжении брака наследника.
  • Свидетельство о рождении доверителя.
  • Свидетельство о рождении заявителя.
  • Свидетельство о смерти наследодателя.
  • Трудовая книжка.
  • Трудовая книжка доверителя.

Срок предоставления

Срок
предоставления муниципальной услуги:
Письменные
запросы граждан и организаций, поступившие вархивный отделпопочте, подлежат
обязательной регистрации в течение 3 рабочих дней со дня их поступления.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению
муниципальной услуги.
Срок
исполнения запросов пользователей – физических и юридических лиц по архивным
документам не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. При сложных
запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок
исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива
– не более 15 дней с момента регистрации запроса.
Пересылка
непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а
также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 7-ми дневный
срок с момента регистрации запроса.

Cрок регистрации запроса на услугу

15 мин.

Отказ в предоставлении государственной услуги

В запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Запросы не содержат наименования юридического лица (для гражданина – Ф. И. О.), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Представление заявителем неполного пакета документов, указанных в подпунктах 2.8.1.-2.8.9. пункта 2.8. раздела II Административного регламента.
Является основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставлении муниципальной услуги.

Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Запросы не поддаются прочтению.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

В запросе не указана хронология запрашиваемой информации.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Ограничение на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летного срока.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

В запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.