ЕПГУ

Описание

Последовательность административных процедур:

Последовательность административных процедур по предоставлению муниципальной
услуги отражена в общей блок-схеме,
представленной в Приложении № 10 к настоящему Регламенту.
1. Регистрация запросов
(заявлений) и передача их на исполнение.
Специалист,
ответственный за прием и регистрацию запросов:
-проверяет соответствие
запроса требованиям;
-проверяет наличие оснований для
отказа в приеме запроса;
-регистрирует
поступление запроса в базе данных
"Учет обращений граждан и организаций".
Максимальный срок выполнения действия при приеме
запроса в ходе личного обращения заявителя составляет не более 15 минут.
Результатом
данной административной процедуры является регистрация поступившего запроса;
2. Анализ тематики
поступивших запросов.
Сотрудникиархивного отдела,ответственные за исполнение запросов,
осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых
профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата. При этом
определяется:
-степень полноты информации, содержащейся в
запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение
архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- местонахождение,
адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности
на исполнение.
- сверяют копии
представленных документов с оригиналами, выполняют на копиях надпись об их
соответствии подлинным экземплярам (ставят штамп «копия верна»), заверяют своей
подписью.
В случае поступления в архивный отдел запроса на
оказание муниципальной услуги и документов через МФЦ, работник архивного отдела
регистрирует запрос в порядке, установленном правилами внутреннего
документооборота архивного отдела, фиксирует сведения о заявителе (номер дела)
и дату поступления пакета документов.
Максимальный срок выполнения действия
составляет не более 5 рабочих дней.
Результатом
данной административной процедуры являются проведение анализа тематики поступивших запросов,
определяется место хранения архивных документов, в случае отсутствия
запрашиваемых документов в архиве, необходимых для исполнения запроса
пользователя: адреса конкретных архивов, органов и организаций, куда по
принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя, либо
установление фактов гибели документов в результате пожара, наводнения, порчи,
уничтожения документов; отсутствие информации о месте хранения документов.
3.Подготовка
и направление ответов заявителям.
В случае если запрос не может быть исполнен,заявителю направляется письмо с отказом и
объяснением причин отказа.
В случае документально
подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые
сведения, заявителю выдается соответствующая справка.
Если в результате анализа
тематики поступившего в архивный отдел запроса, выясняется, чтоархивные документы хранятся по месту
обращения заявителя, работники архивного отдела осуществляют поиск информации
по архивным документам и по результатам поиска готовят архивную справку,
архивную выписку или копию архивного документа.
Оформление справки осуществляется
в установленном порядке.
Текст в архивной справке дается в
хронологической последовательности событий с указанием видов архивных
документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных
документов.
Несовпадение отдельных данных архивных
документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для
включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных
сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых
говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся
так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и
неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из
них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе",
"Так в тексте оригинала").
Сведения о работе в нескольких
организациях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки
оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся
прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте
оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются
изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по
содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная
справка.
В конце архивной справки приводятся
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные
издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной
справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения
архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
В архивной справке, объем которой
превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены
печатью № 3 Администрации города Переславля-Залесского.
Архивная справка подписывается
начальником архивного отдела или уполномоченным должностным лицом и заверяется
печатью № 3 Администрации города Переславля-Залесского.
При необходимости к архивной справке
прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие
сведения, изложенные в архивной справке.
В архивной выписке название
архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями
из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по
запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного
документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки
делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво
написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие
повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие
сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте
оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки
указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
На обороте каждого листа архивной
копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного
документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются
печатью № 3 Администрации города Переславля-Залесского;
Рассмотрение запроса считается
законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса
проинформирован о результатах рассмотрения.
Архивная справка, архивная
выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простым
письмом.
Архивная справка, архивная
выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его
доверенного лица в архивный отдел выдаются ему под расписку при предъявлении
паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при
предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Срок
исполнения административной процедуры 25 рабочих дней.

Документы, необходимые для получения услуги

• Анкета-заявление для получения архивной справки по тематическому запросу.
• Документы, удостоверяющие право наследника на наследство.
• Нотариально удостоверенная доверенность.
• Паспорт или иные документы, удостоверяющие личность заявителя.
• Свидетельства о браке, расторжении брака.
• Свидетельства о браке, расторжении брака наследника.
• Свидетельство о смерти наследодателя.
• Трудовая книжка.

Срок предоставления

Срок
предоставления муниципальной услуги:
Письменные
запросы граждан и организаций, поступившие в архивный отдел по почте, подлежат
обязательной регистрации в течение 3 рабочих дней со дня их поступления.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению
муниципальной услуги.
Срок
исполнения запросов пользователей – физических и юридических лиц по архивным
документам не должен превышать 25 рабочих дней со дня регистрации запроса. При сложных
запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок
исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива
– не более 15 дней с момента регистрации запроса.
Пересылка
непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а
также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 7-ми дневный
срок с момента регистрации запроса.

Основание

Подача заявителем заявления с приложением необходимых документов одним из следующих способов:
- представляет лично в архивный отдел;
- направляет заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении в адрес архивного отдела;
- лично в МФЦ;
- заполняет в электронной форме на Портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области заявление, и выкладывает в электронном виде сканированные копии необходимых документов.

Cрок регистрации запроса на услугу

15 мин.

Отказ в предоставлении государственной услуги

Запросы не поддаются прочтению.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

В запросе не указана хронология запрашиваемой информации.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

В запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

В запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Представление заявителем неполного пакета документов, указанных в пункте 2.9 Административного регламента.
Является основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставлении муниципальной услуги.

Отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.


Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Запросы не содержат наименования юридического лица (для гражданина – Ф. И. О.), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Ограничение на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летного срока.
Является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.